Cómo Hacer una Reunión de Forma Efectiva

diciembre 27, 2012
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two businessmen shaking handsEn la primera empresa que tuve las reuniones se convirtieron en una orden del día, y llegué hasta a cogerles manía porque no había semana en la que no hubiesen al menos un par. Reuniones con otros socios, con empleados o con otras empresas que en la mayoría de los casos se podrían haber evitado.

Las reuniones son grandes enemigas de la productividad y nos hacen creer que estamos trabajando, puesto que estamos empleando una valiosa parte de nuestro tiempo en atenderlas, pero la realidad es otra. En el momento en el que asistes a una reunión normalmente sabes cuándo entras pero no cuándo sales, y eso es un gran error.

Por ese motivo siempre trato de evitar al máximo las reuniones a menos que sean absolutamente necesarias.

Para empezar, todos los emails que suelen cruzarse para organizar la reunión se podrían reducir a la mitad si las partes implicadas fuesen más específicas en cuanto al objetivo de la reunión, la disponibilidad para asistir y la urgencia del asunto a tratar.

Por lo tanto a la hora de reunirse de forma efectiva es esencial tener en cuenta estos puntos:

1. No reunirse a menos que sea absolutamente necesario

¿Es complemente necesario que nos veamos? Siempre hazte esta pregunta antes de aceptar una reunión, sino irás de reunión en reunión perdiendo tu tiempo. Por ponerte un ejemplo, muchas veces te contactarán empresas que desean presentarte sus servicios y te propondrán organizar una reunión. ¿Te interesa mucho conocer a esa empresa? ¿Realmente necesitas sus servicios? Siempre que sea posible pídeles que te envíen por email la información.
Cuando las reuniones sean con socios o empleados lo mejor es evaluar la prioridad de la reunión y no hacerla a menos que sea completamente esencial.

2. Establece con antelación los puntos o temas a tratar

Sin unos puntos a tratar establecidos es muy fácil saltar de un tema a otro en las reuniones, haciendo que esta se extienda de forma innecesaria y perdiendo más tiempo. Lo mejor es tener preparados los puntos que queremos abordar en la reunión y los temas que no sean rigurosamente necesarios dejarlos para otro momento.

3. Marca un máximo de tiempo

¿Cuánto tiempo es necesario para reunirse? Fíjate que cuando marcas en tu agenda una reunión de 1 hora, si la reunión acaba antes, los asistentes se las ingenian para rellenar el tiempo que falta con otros temas o simplemente metiendo “paja” en el asunto. Si tienes 2 horas para reunirte y acabas antes de las 2 horas puedes dar por concluida la reunión y aprovechar mejor el tiempo.
También es interesante marcar reuniones mucho más cortas y dejar un tiempo extra para extenderla en caso de que sí que sea necesario.
Si una reunión puede durar 20 minutos, pues dediquemos 20 minutos, ni uno más.

4. Muestra tu disponibilidad y ofrece alternativas

Una de las partes más odiosas de las reuniones son la infinidad de emails que se cruzan los asistentes hasta que la reunión lleva a cabo.
Si estamos realmente interesados en hacer la reunión, deberíamos mostrar nuestra disponibilidad y ofrecer varios días y horas para que las otras partes se pongan de acuerdo.
A veces el “cuando tú quieras” no es suficiente puesto que no estás dando la información necesaria para que la otra parte se organice.

¿Qué opinas tú de las reuniones? ¿Crees que se podrían optimizar de forma mejor? Espero tus comentarios.

Photo credit: http://www.flickr.com/photos/mytudut/5188623575/

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9 Comments. Leave new

Bitacoras.com
27 diciembre, 2012 7:29

Información Bitacoras.com…

Valora en Bitacoras.com: En la primera empresa que tuve las reuniones se convirtieron en una orden del día, y llegué hasta a cogerles manía porque no había semana en la que no hubiesen al menos un par. Reuniones con otros socios, con empleados o ……

Rafa Martínez
27 diciembre, 2012 7:39

Hola Victor, estoy en todo de acuerdo y cuando trato de hacer reuniones con las personas que tengo bajo mi responsabilidad trato de tener un guión, pero cuando acudo yo a reuniones con mis superiores pasa lo que comentas, siempre sin guion fijo e interminables, con lo que tengo la sensación de perdida de mi tiempo.

Un saludo

Victor Martin
27 diciembre, 2012 8:05

@Rafa Martínez muchas gracias Rafa. Un saludo

Yo creo que todo depende de con quien sea la reunión y del tipo de empresa. Desde mi experiencia o por el negocio al que yo me dedico, hacer una reunión semanal o como mucho cada 2 semanas para comentar como funciona todo, como se puede mejorar o que otros modelos de negocio podemos aplicar, son muy necesarias y yo diría que nos ayudan mucho.
Por supuesto estoy de acuerdo contigo en la organización de la reunión y en el control del tiempo.

Victor Martin
2 enero, 2013 14:04

@Toni sí que ayudan mucho, pero hay que tener cuidado de no salirse de lo meramente necesario, no crees? Muchas gracias por tu punto de vista.

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8 enero, 2013 5:11

Un tema importante para una reunión efectiva es la hora y el día de la reunión. El inicio de jornada es la mejor hora, pero si la jornada empieza a las 8:00 am la reunión empieza a las 8:00 a.m. con 10 minutos de cortesía.

Los mejores días los lunes y los viernes, según sea el orden del día.
Un moderador y una persona que levante acta de la reunión. En mis reuniones se designaba a la persona de menor edad para levantar acta de la reunión.

En una empresa de servicios las reuniones son muy importantes para tratar los temas de quejas y atención a clientes.

Saludos.

Ya habia comentado sobre mis experiencias en las reuniones con personas del medio que muchas vecez no quedan en nada, mas que un simple contacto, mi medio es la moda y necesito personas para elaborar proyectos es común citarnos y se habla de nuestras visiones y criterios y todo muy bien en la reunion pero luego los proyectos nunca se dan no se que sucede e optado la verdad por no reunirme mas, pero leeo que es importante lo de relacionarse y conocer a mas y mas personas que te puedan ayudar para salir adelante de hecho es lo que se estila grupo de personas produciendo un x proyecto. cada uno en su rama artistica.

Que sugerencia me dan? que debo hacer ?

Antonio Ripoll Soler
29 agosto, 2013 1:39

Tema complicado, sin duda:

En mi opinión hay dos tipos de reuniones:
1) Las “externas”, hacen referencia a las llamadas “comidas de trabajo” o reuniones con clientes potenciales que tratan de generar negocio; en mayor o menor medida se dan en función del tipo de estructura empresarial; muchas veces tienen un fuerte componente de compromiso; no están nunca planificadas y adolecen, prácticamente de todos los problemas que, con acierto, plantea Victor; al mismo tiempo, como las cosas no están claras, es difícil aplicar soluciones y previsiones, pues es una especie de tanteo.

2) Las internas, son las que tienen lugar en los equipos de trabajo, sobre el proyecto común, o en las relaciones en mayor o menor medida verticales dentro de la empresa. A mi me parecen imprescindibles, pues de lo contrario cada uno va por libre. Si bien, el que las convoca debe tener las cosas claras pues si no se corre el riesgo de que afloren todos los problemas que plantea Victor y se divague.

Saludos

Victor Martin
29 agosto, 2013 11:09

@Antonio Ripoll Soler estoy completamente de acuerdo. Tu comentario aclara perfectamente las 2 situaciones típicas con las que nos podemos encontrar. Un abrazo

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